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实现档案文件前端控制的重要手段是什么?怎样实现档案文件前端控制?

文章出处:实现档案文件前端控制的重要手段是什么?    人气:    发表时间:2021-07-14 16:11:08

  前端控制是文件生命周期理论的重要内容,文件的形成 是前端,归档、鉴定、整理、保管等是后端,永久保存或销 毁是末端。由于电子文件的易更改性,电子文件显得“稍纵 即逝”,档案密集架管理人员若不积极介入文件的形成和保管过程,文 件将可能不存在,故前端控制是确保电子文件真实可靠、完 整安全的重要保障。

      根据电子文件的特点和管理要求,建设数字档案室,形成一个完整的管理体系,对电子文件从产生 到归档,再到永久保管或销毁的整个生命周期进行管理,监 控和记录该电子文件创建、登记、修改、审核、签署、分发 等一切操作过程,将电子文件中不可视的部分变为可视的元 数据保存下来,同时,元数据不间断地对电子文件的物理管 理进行自我记录。这些管理和追踪记录,对于证明电子文件的行政有效性和法律证据性极其重要

  

      勘测设计类档案利用于勘测设计、项目设计成果增加出 版、各级各类职称评审、项目申报、项目成果报奖、项目验收、工程回访等工作过程中,对各门类档案的需求呈现“集中 喷发”、“间歇井喷”、“短期急需”等特点。


通过对近年 来勘测设计企业档案密集架管理现状与利用数据统计分析,可以发 现档案利用类型非常丰富、利用率非常频繁,除以上几种档案利用基本利用形式外,还衍生出知识挖掘、知识参考咨询等更深层次的利用需求。为满足日益多样化、深层次的档案利用需求,建设数字档案室已成为“十三五规划”中信息化建设的重点项目



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