勘测档案库房密集架房间设计企业数字 档案室建设的必要性分析（二）

三、充分发挥档案资源化利用

勘测设计类档案利用于勘测设计、项目设计成果增加出版、各级各类职称评审、项目申报、项目成果报奖、项目验收、工程回访等工作过程中,对各门类档案的需求呈现“集中喷发”、“间歇井喷”、“短期急需”等特点。通过对近年来勘测设计企业档案管理现状与利用数据统计分析，可以发现档案利用类型非常丰富、利用率非常频繁，除以上几种档案利用基本利用形式外，还衍生出知识挖掘、知识参考咨询等更深层次的利用需求。为满足日益多样化、深层次的档案利用需求，建设数字档案室已成为“十三五规划”中信息化建设的重点项目。

四、档案管理业务流程再造的内在需求

传统档案管理业务流程，在当前信息化条件下存在一些现实问题，需要根据信息化条件与工作实践，对管理流程进行重新梳理与模式再造。例如，有些档案系统从办公自动化系统接转而来的文件只能人工逐条处理，不能与归档档案数据库实现信息及数据的互联、共享，重复建设和数据“打架”现象时有发生;勘测设计的成果(图纸、技术报告)还不能实现自动归档，需手动归档或扫描归档;现行系统在档案保存、鉴定与利用方面主要依赖档案管理人员手动操作完成。“集中”、“反复”成为传统档案管理遇到的最主要的困境。

五、“精益档案管理”的内在要求

档案管理需要大多数部门的参与，档案管理单位需要通过健全的特色管理体系，明确每个人在项目档案管理中的责任、工作内容及目标，划定档案管理与利用各个环节的细节化管理与精细化流程，变静态管理为动态管理，逐步推进精益档案管理的建设步伐。同时，档案作为知识资源的主要载体，承载着企业丰富的智力资源，蕴藏着宝贵的知识源泉。

企业的多项业务，都与档案业务有流程和数据层面的关联。因此通过数字档案室建设，将“精细管理”思想贯穿全程，改进档案管理体系，实现与相关信息系统集成，才能更好地服务于勘测设计企业主营业务，发挥知识的价值、智慧宝库的功能。

六、提高企业综合竞争力

档案是企业生产经营过程中产生的原始记录，是企业多年技术和经验的沉淀，是企业软实力的体现，也是企业持续生产、经营的重要基础和核心。建设数字档案室是搭建企业知识平台的根本保障，是践行国家“十三五”信息化发展规划的重要举措。

按照《企业数字档案馆(室)建设指南》要求，建设独立的档案管理系统，实现OA办公系统和核心业务系统原生电子文件直接、自动归档，再造信息化条件下的档案业务工作流程，搭建企业内统一应用、共享便捷的档案资源利用平台，将有利于整合企业档案信息资源，打破各业务系统“信息孤岛”，全面提升档案现代化管理与档案资源服务能力，增强核心竞争力。