基于RFID的智能档案管理系统

1. 项目背景

1.1 现状分析

高校档案馆是集中保管高校学生档案、学籍档案等的基地，是高校各方面利用、保管信息资源中心，档案馆工作是高校档案管理业务的主体。确保档案保存的规范、完整和安全，是高校各级领导和全体工作人员的共同任务。

云计算、物联网及相关技术的发展迅速推动着智慧城市、智慧校园的成熟，智慧校园的发展以其独有的魅力为我们展现一个智能化、科技化的校园。技术的革新催生了智慧的进步，智慧校园将会给当前的档案管理发展带来新的契机和深远影响，转型发展中的档案管理开始走向智慧化管理。

浙江立芯信息科技股份有限公司在这个大背景下，通过大力发展物联网技术，深入应用RFID技术，开发了基于RFID技术的档案智能管理系统。

1.2 系统建设意义

RFID智能档案管理系统，通过引入物联网的先进技术与理念，规划与构筑一张低功耗的物联传输的骨干网，规划与建设物联网的大数据、云计算及分析平台，以创新的模式实现物联网时代下的档案安全管控工作。通过RFID电子标签，实现档案实体的电子化标识。利用RFID技术的特性，实现档案从形成、归档和利用的全生命周期管理，确保档案安全。

建设基于RFID技术的档案智能管理系统，在实际运行中的意见包括：

1、档案创建时就粘贴一张RFID电子标签，实体的电子化标识;

2、档案归档自动提醒，确保档案在规定期限内移交档案管理机构归档;

3、实现档案出入库的实时监测，避免档案利用时多拿、错拿等问题;

4、实现档案从创建、归档、利用的全流程追溯、可视化管理;

5、借助RFID智能盘点车，实现档案快速盘点、定位与查找。

2. 系统概述

2.1 系统设计原则

系统研发与建设遵循以下原则：

注重整体规划

RFID智能档案管理系统由三部分组成，第一，RFID智能档案管理系统的核心硬件，包括RFID无源电子标签、档案加工设备、安全门禁、智能盘车等;第二，RFID智能档案管理系统平台，包括档案加工系统、安全监控系统、智能盘点系统、可视化监控平台，以及第三方数据接口服务;第三，硬件中间件，包括路口等RFID数据采集基站、工业级交换机、机柜、PC机、服务器、不间断电源等;

立足自主研发

系统建设的核心技术符合市场通用的ISO18000-6C通讯协议，采用国家规范的超高频频段920MHz~925MHz，运用RFID的自动识别和非接触性的信息采集处理，把先进的信息技术、数据通信技术、电子控制技术及计算机处理技术等进行有效地综合应用，从而建立起一套大范围、全方位，并且实施、准确、高效的档案安全管理系统，实现了需要档案安全状态的实时监控。

着眼未来发展

在系统整体架构、服务设备选型、电子标签功能选型、基础数据采集等方面，均充分考虑后续功能的实现，兼顾设备的兼容性、系统的扩充性、功能的扩展性和应用的多样性;

强化系统规范

系统开发和资源建设符合统一的技术规范和表征体系，注重开发工作的连续性和共享性，注意为后续系统的研发、推广留有规范的数据及控制接口。统一开发应用技术、数据存储格式、信号传输制式、互联接口模式等技术指标;

发挥建设效益

系统开发与建设要结合现有实际情况，在现有系统基础上进一步加强档案的安全管理工作;按照统筹规划、边建边用、逐步完善的建设思路，充分发挥建设

RFID智能档案管理系统按生命周期管理分为三部分。首先是档案创建时，为每一卷档案粘贴一个RFID电子标签，通过RFID档案加工装置，实现电子标签与档案的唯一关联。

其次是档案需要在规定期限内将档案交接给档案管理部门，通过RFID档案交接仪实现档案快速交接，并归档。

最后是档案的上架与管理。包括使用智能盘点车实现档案的上架、盘点与查找;使用馆员工作站，实现档案的快速借阅、归还等功能;安全门禁则进行档案的自动出库与入库，实现档案的安全监控;可视化监控平台，则全程监控档案的状态(如外借档案数量与超期提醒，结案待归档档案数据与超期提醒等)、RFID设备运行状态、库房温湿度、实时视频等信息。

RFID智能档案管理系统分为服务器层、中间服务层、设备层。

服务器层一般部署在学校服务器机房，包括数据库服务器与应用发布服务器。数据库服务器用于存储RFID档案标签数据、档案应用过程数据、定位数据、报警数据等;应用发布服务器用于发布RFID智能档案管理软件系统，用户在客户端直接使用浏览器进行访问，实现档案的三维导航定位、档案信息查询、统计等功能。

中间服务层用于RFID智能档案管理系统与高校原档案管理系统的无缝对接，实现档案相关信息的自动提取、档案状态的无缝对接;密集架接口服务用于在RFID盘点设备上直接控制或智能控制密集架的开架、闭架、通风等操作;RFID数据同步服务用于智能盘点车上架、盘点等过程数据的自动上传与下载服务。

设备层为各类RFID终端设备，设备层通过TCP/IP接口接入档案馆内网，与服务器层和中间服务层通讯。设备层包括：馆员工作站、智能盘点车、全馆盘点车、安全门禁、可视化监控平台等硬件，通过RFID电子标签对实物档案进行唯一标识，实现档案的快速、批量盘点，精准查询与定位、安全监测等功能，提高档案管理的电子化、智能化水平。