测绘档案库房管理现状及问题（二）“可视化程度低”

  未能将测绘档案库房的结构信息、档案密集架档案实体存放的具体柜架和单元格位置等信息纳入到档案管理系统进行管理，除了库房管理人员外，其他人员很难了解库房的布局和结构。查找档案时，虽然一部分实体可以依据密集架上贴有的内容标签来定位，但效率较低。有些实体档案甚至都没有内容标签提示，仅依靠库房管理人员的个人记忆或查询相应记录来判断。

  测绘档案多为涉密性质，不仅包含了 大量秘密档案，如1:5000、1:10000等纸质 地形图，还包含大地测量控制点、1:50000 纸质地形图等机密档案。这些档案资料的出入库有严格的流程，以纸质地形图的“出”（利用）为例。出库时，工作人员根据利用清单人工逐幅去密集架上抽取地形图并集中放置，然后由两名工作人员逐幅图与 利用清单进行核对，最后由领用人员核对确认，确保不能出错。这样依赖于人工层层把关，是在过去技术手段未能保障时的无奈选择。但在信息技术迅速发展，特别在RFID 技术已经发展成熟并广泛应用的今天，过度依赖于人工管理已经不合时宜， 效率低下的同时也并不能完全杜绝泄密的风险。