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浅谈以信息化为基础 实施智能化档案库房建设

文章出处:智能化档案库房密集架厂家    人气:    发表时间:2021-04-16 15:26:15

在“互联网+”时代背景下,计算机技术的普及,推动了互联网和人工智能技术的高速应用和发展,企业档案库房管理工作也得到了进一步的提升,智能化库房管理已经成为一种不可逆转的趋势。本文主要以企业档案信息化建设为基础,结合现代企业高速变革对档案库房管理的新需求,并从档案业务部门实际出发,积极探索和研究智能化库房的建设。

传统的档案库房管理工作是指档案工作人员以库房为基础,对档案实体进行接收入库,排列上架,保持档案完整、维护档案安全及开发利用等组织、协调、控制活动的总和。档案库房管理工作是档案管理中最基础、最重要的工作之一,也是所有档案工作开展的源头。作为企业,不断完善企业档案库房管理工作,是提升企业档案管理水平的重要手段。

近年来,随着信息产业革命的发展,企业档案不仅在数量上巨增,而且档案载体也开始呈现多样性,传统的档案库房管理模式已经不能满足信息化、网络化发展的需求。档案业务部门必须改变传统观念,以信息化建设为基础,依靠先进的设备和优越的设计理念,结合企业自身实际情况,改变管理理念,创新管理模式,形成一套科学客观的档案库房智能化管理系统,最终实现档案库房由人工管理到现代化、智能化管理里程碑式的跨越。

一、档案库房管理普遍存在的问题

(一)传统的库房管理模式难以满足新形势要求

传统意义上的企业档案库房管理是指档案的接收、保管、查询、利用等一系列管理活动的总和,库房内保管的档案以纸质档案为主,实物、照片、光盘为辅。一般来说,企业档案具有多样性的特点,不同门类的档案分别存储于不同的库房中,一些历史悠久的企业档案库房保存的档案更是种类繁多而复杂。

根据国家档案局档案业务规范的有关规定,档案库房要进行防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作以及常规的温湿度检查、人工记录检查数据,并根据结果手工调整空调和加湿除湿设备。在现有档案人力资源不足的情况下,档案管理人员既要进行繁琐的库房日常环境维护工作,又还要因为档案的借阅工作穿梭于不同的库房之间。这些基础工作需要依赖大量的人工操作才能完成,这不仅增加了劳动强度,更降低了工作效率,严重阻碍了档案管理体系作用的发挥。

随着社会的发展、信息化建设的推进,企业信息化程度的不断提升带来档案数量的剧增,档案载体也呈现多样性,档案内容既分散又交叉,档案部门必须改变现有的管理方式以适应新形势的变化。一方面新型载体的增加,使传统的管理方法已经不适用;另一方面在企业日益增加的对档案信息的需求下,传统的管理方法已经不能完全满足需求。随着各类业务电子化的普遍实施,档案信息化的空间被大大拓宽,对档案库房管理的内容和方式也提出了更新更高的要求。

智能化档案库房密集架

(二)传统库房的管理方法和管理成本较高且运行不经济

档案库房管理是一项非常繁琐和专业性强的工作,需要档案管理人员具有很高的专业素质和丰富的经验。而且由于工程项目、会计、文书、科研等不同门类的档案存放于不同的库房中,为了处理复杂繁琐的档案库房管理及利用工作,档案库房一般会配置多名工作人员,这就增加了企业在人力成本上的支出,不利于效益原则。

传统的库房管理中需要定期进行盘库与倒架的工作。盘库是对库房中档案实体信息与系统著录信息进行核对,以确保库藏档案的完整性和准确性;倒架是由于库房内档案数量增加而需要对原有的排列顺序进行调整,这两项工作的进行都需耗费大量的人力和时间成本。

二、构建智能化档案库房的思路

(一)转变思维,创新档案管理工作模式

第一,档案部门应跳出传统的狭窄思维模式,转变思路,适应社会发展,变“纸”为“电”,加强档案电子化的推广,制定出一套集规范性、安全性、效益性为一体的切实可行的电子档案管理制度,规范电子档案的形成、保管、利用等流程,为档案信息化保驾护航。

第二,改变完全依靠人力来完成档案检索利用

工作的现状,积极探索全文检索及档案信息资源库建设。利用现代信息技术搭建数字化、网络化的档案信息服务平台,有效积累和储存企业信息资源。档案信息化使档案脱离了传统载体的束缚,以数字形态存储、传播、利用档案信息,为档案库房工作带

来革命性的变革。

(二)以成本控制为核心推进档案数字化建设

随着企业降本增效的不断深化以及前端业务电子化的普及,电子文件归档的需求越来越迫切;同时将现存纸质档案转化为电子档案,利用计算机管理库房和检索利用,会大大降低库房管理工作的复杂性,库房管理人员可以降至1-2名,实现劳动成本的有效节约。

另外,由于企业生产活动中需要对库藏档案进行利用,而库藏纸质档案因为保存年代久远,有些已经褪色破损无法利用,比如有些工程图纸即使进行人工重绘依然无法完全复原,不能很好地提供利用。所以利用信息化技术对图纸进行扫描,保存图纸的电子文件,对于现代企业的档案库房管理显得尤为重要。这一举措不仅可以减少图纸修复的人力成本,还可以因为变“纸”为“电”而提高档案库房的利用率,同时可以更有效地为企业的生产活动保驾护航,体现档案管理与生产力之间的转换。

智能化档案库房密集架图

(三)对接信息化技术逐步实现档案库房智能化

目前,信息化技术可以为档案库房管理工作的发展提供强大的技术支持。不仅可以改善库房管理工作对于人的过度依赖,增加库房内档案存贮的密度,节省库房空间,减少各类硬件设备和人力成本的投入,降低档案的保管成本;

同时也可以冲破以往档案库房管理中档案借阅的地域局限性,实现同一份档案在同一时刻无限次地被查询利用,真正实现档案资源的共享。档案信息化建设可以实现以人工查询利用为主向以依靠计算机实现用户自主查询利用为主的本质转变,改变档案存储介质的单一性,提高档案信息资源的利用率,从而使企业档案库房管理工作的效率得以提升。

对接信息化首先要对纸质档案电子化,这是对档案资源的再次开发,由于全文检索、传递管理等技术的不断普及,档案的服务空间大大拓宽了。电子档案的应用不仅大大提高了档案信息的查全率查准率,对于多基地模式管理企业的异地查询利用也可以提供便捷的服务。

档案信息化为库房管理的内容和方式提供了新的模式,利用现代信息技术搭建网络化、数字化的档案信息服务平台,有效积累和储存企业信息资源,真实保存企业生产经营管理中产生的档案信息,实现最大范围的档案信息资源互补与共享。信息化技术的应用能够很好地解决档案库房管理与企业高速发展之间的矛盾,避免因档案管理手段落后而导致的档案资源无法充分利用的缺陷,是企业档案库房管理智能化发展的重要手段。因此,在档案库房管理中引入信息化技术是一项势在必行的改革。

三、智能化档案库房建设的思考

智能化库房是近年在“互联网+”时代背景下,档案行业引入互联网、物联网等技术,结合档案管理实际需求,提出的“档案库房+智能”的新型管理模式。在档案信息化的条件下,通过网络技术采集各类终端上的信息,实现多平台相互融合,增强智能库房信息获取和实时反馈的能力,充分发挥电子档案的资源优势。

然而用发展的眼光看,现在的智能库房仍然存在一定的局限性,一方面信息化所带来的只是操作层面上的变革,没有真正意义上实现档案库房管理智能化;另一方面,现有信息化技术条件下智能程度还不够,建立的仅仅是传统档案的数字镜像利用平台,而不是真正意义上的智能化管理体系。

在未来,我们应该依托云计算、大数据等技术,以顶层设计为根本,首先建立一套安全可行的管理制度,从库房管理的每一个细节出发,打造以人为本的智能化库房。

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