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档案库房密集架管理一体化

文章出处:档案库房密集架厂家    人气:    发表时间:2021-04-20 10:41:03

3  基于全过程安全管理的档案保护新模式

3.1 加强接收入库档案的消毒保护

一是入库档案消毒。

档案消毒是保护档案的第一步,其重点是新入库的档案,此外原有的馆藏档案、新入库的档案盒与档案袋、新入库的档案装具等也是消毒的对象。在消毒工作中重点遵循科学原则、高效原则、质量原则及安全原则。采用档案实时消毒、库房消毒净化、新载体的防霉抑霉,以及专门档案消毒处理等方式。加强档案消毒管理,提高档案保护意识,积极做好日常档案消毒工作,制定自然灾害档案抢救消毒预案,正确使用消毒设备和方法,并建立有害微生物和害虫的检查机制。

二是收集中的档案安全保护。

建立档案征集的安全管理制度;征集档案进馆前,要严密包装、妥善运输、专人护送,保证档案安全;征集来的档案要及时归档,有关部门应及时向档案管理部门移交。

三是整理中的档案安全保护。

做到分类准确、编排有序、目录清楚、填写规范、装订整齐、格式统一;档案整理归档时,应当按照档案安全管理要求逐卷逐件进行,慎重处理档案原件;加强档案整理中的保护;防范人为灾害、突发事件,以及不当操作造成档案的丢失、破坏或损毁。

四是编研中的档案安全保护。

依据档案法规,遵循档案保护的标准与技术规范,遵守档案利用与安全的相关规章制度;规范管理,避免使用不当或过度造成损伤及损毁;从保护档案、方便利用的原则出发,更多采取档案的数字形式、复制件形式,尽量避免档案原件的重复使用,减少利用损伤。

3.2 档案馆(室)藏档案的保管保护

第一,绿色建筑的合理选址。

绿色建筑的场地设计是建筑与周围环境相协调的可靠保障。选址时应综合考虑地形、地貌以及主导风向等气候条件和地理环境因素,所选地段应尽可能便于利用自然能源,对建筑物进行合理布局。所选地址必须有利于防水、防潮,有利于防有害气体、灰尘,确保档案安全,便于提供利用;库房周围要留有适当的空地,以便以后扩建。

地址选好后,设计工作者要亲临现场,对施工现场的地理环境与人为环境进行分析,并在场地设计时尽量避免建筑设计对生态环境的破坏,应尽量减少现场的热岛效应。根据夏季典型气象特征,采用梯度风进行模拟,分析边界条件的设置,使项目周围建筑环境对建筑群体的遮挡影响较小,在主导风向的影响下,建筑整体通风效果良好,能够保证人员活动的舒适性。

第二,配备库房安全保护的设备设施。

一是安全监控系统。

档案馆(库)的门禁、视频监控等系统,运行正常平稳、安全可靠。周边环境设置安全空间,安装安全监控的设备。库房和阅览室等场所安装视频监控系统。库房、机房、整理室、裱糊室等处安装防盗报警装置,门、窗(一层)安装防盗措施。特殊载体库房安装防磁等设施,涉密用房安装信息屏蔽设施,涉密档案的扫描、存储、复印、传真、缩微等办公设备要经过国家保密部门的安全检测,或由具备保密资质的单位提供。馆(库)安装的供电与暖冷系统、给排水系统等符合国家相关规定,满足安全保障要求。

二是消防设备。

档案馆(库)安装的自动报警、自动灭火系统符合国际条约和国家规范,定期检查系统的安全性与有效性。库房、机房、整理室及裱糊室应当安装防火报警和消防设备。消防灭火系统。目前适用于库房的,具有安全性、有效性、适用性的,通用的消防系统主要有高压细水雾灭火系统、七氟丙烷气体灭火系统、CO2气体灭火系统、纯氮气灭火系统、惰性气体灭火系统,以及库房周边的水喷淋灭火系统。

三是档案维护设备。

档案馆(库)安装调控温湿度的空调设备,库房配备温湿度指示和调控装置、通风换气与空气净化设备,相应功率满足温湿度控制的要求。档案馆配备消毒室和消毒设备。配备除尘设备、修裱工具,以及照片洗印、静电复印设备、光盘刻录设备或其他大容量存储设备。档案库房配备适用、可靠和安全的档案多节柜、档案密集架、专门保管设备。

四是数字信息案例设备。

档案备份需配备的信息处理设备,包括业务专用录音机、录像机及转录设备、档案缩微设备扫描仪和动态图像采集压缩卡等。专用机房配备防电磁干扰、防静电、防尘、隔热设施、过载保护装置、电磁信号干扰器和不间断电源。电磁信号干扰器和不间断电源要有保密检查部门核发的生产许可证。局域网络布线合理规范,配备加密的数据库存储和传输设备。以上设备应当符合保管和保密要求。

档案库房密集架图

3.3 出库档案的安全保护

第一,加强档案利用中安全管理。

一是做好档案利用登记,限定用户利用范围,严格审批手续;严格控制档案原件的利用,对档案复制件的使用,也应履行相关手续。建立完整的登记、借用、归还等手续。

二是使用单位对摘

录、复制的档案要严格登记、妥善保管,不得散存在个人手中,不得扩散和转让。严禁擅自摘抄、复制档案,因工作需要从档案中取证的,必须按查阅档案审批权限经审查批准后才能复制(或拍摄)。三是在档案利用场所安装摄像监视器,严防利用者在档案上涂改、圈划、抽取、折叠、裁剪、撤换。用户利用档案时必须爱惜档案,不准向无关人员泄露档案内容。四是收回档案时,仔细翻阅检查被利用的案卷和摘抄的内容。

第二,加强档案展览中安全管理。

一是档案展览场所应配备安全设施和保护设备,防止档案被盗、被损坏、被破坏;

二是监管展览中的档案安全,防止档案展览过程中人为损伤、展览环境变化、用户不当操作等因素对档案的破坏;

三是制订档案展览中灾害防护和突发事件应急处置方案,确保档案安全。

第三,加强外借(转递)中安全管理。

一是出借给单位或个人的档案复制件、摘抄材料,必须加盖档案馆(室)公章;

二是利用单位或个人借用的档案,要严格登记、妥为保管,不得扩散和转让;

三是不允许利用单位或个人长期保存,用毕一律退回。

第四,加强档案移交的安全管理。

档案库房密集架细节图

一是做好交接前的准备工作,对所有保存档案进行一次全面清理,做到账物相符。

二是对借出的档案要及时催还,一时归还不了的要问明原因,整理好档案借阅查询登记簿,并在档案借阅查询登记簿上注明原因及催还情况。

三是按档案移交要求编制移交清单,有特殊情况需要说明的附于清单后。

第五,加强档案转移运输中安全管理。

一是档案转移运输时,使用牢固、干燥的包装材料和装载形式对被送档案进行包装,并进行档案安全检查,防止转运过程中档案的损失;

二是档案转运中包装箱应符合档案安全要求,全程注意档案的完好与完整,避免档案损坏、被盗、丢失;三是档案远距离运输转移,应考虑天气变化,防范暴雨、冰雪或大风等恶劣天气以及突发事件,可能对档案造成的损失或危害。

3.4 国家重点档案及珍贵破损档案的抢救修复技术

第一,国家重点档案及珍贵档案的破损状况及其分析。国家重点档案及珍贵档案在长期保管与利用状况下都会出现不同的损坏及破损情况,主要表现在以下五个方面:档案材料的残破与不全、外观的改变与污损、字迹(信息)难以辨别和内容图像模糊不清、材料受酸性腐蚀与灼烤干热的损坏以及粘结成“档案砖”等变化。

第二,实施破损档案抢救修复的途径与方法。

修复指对破损的档案进行技术处理、去除有损档案耐久性的不利因素,使档案恢复原来的面貌。修复时应明确档案的价值与内容的重要性,敏锐地诊断档案的材质、破损等情况,谨慎地确定修复抢救的方案;认真细致地进行修复操作,及时观察档案的情况;科学地对修复结果进行全面的评判。修复破损档案时应遵循以下三原则:

一是有利于档案制成材料耐久性;

二是尽量保持档案原貌;

三是使用的修复方法要经过试验。

此外,在修复中要注意原件与被修复部分的可鉴别、整旧如旧、最小干预,以及效果评定与专家评鉴相结合。

实施档破损案修复的操作过程为:

(1)接收、登记、观察需修复的档案;

(2)评估档案的受损情况,材质的属性、材料损坏情况及致其破坏的因素等;

(3)初步确定进行抢救与修复的方案;

(4)对修复方法进行试验,检验方法的可行性;

(5)进行档案的修复处置,及时观察档案的状态,直至达到理想的修复效果;

(6)总结经验并形成示范性的修复方法。

在修复破损档案时应关注拟定的档案修复抢救方案的适宜性,档案修复过程中观察、记录调整、及时处置,以及完成抢救修复后的评定。

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