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智慧档案库房基本功能初探

文章出处:智慧档案库房密集架厂家    人气:    发表时间:2021-04-21 10:03:05

档案安全工作是档案工作的底线,直接关系到档案工作的可持续发展和档案作用的有效发挥。当前社会安全事故频发,如何做好档案库房管理工作,保障档案安全,确保档案调阅方便、可靠,是各级单位亟待探索解决的任务之一。随着信息技术的发展,要深入分析研究信息化技术在档案安全管理中的应用,创新管理理念和思维,建设更加节能、环保、绿色、高效、安全的智慧档案库房,以充分保障档案安全。

一、档案安全的内涵

档案安全包括档案实体安全和档案信息安全两个方面。档案实体安全是指承载档案信息的各种载体不受损坏、破坏或丢失,尽量延长档案的寿命,档案安全可用。档案信息安全是指档案信息内容完整、可控,未被破坏或未被非法知晓、使用。

在档案实体安全方面,一是资源安全,要对档案从收集归档到鉴定销毁全过程进行管理,转变入库管理的思维,从源头保障档案资源安全。

二是保管环境安全,随着全国档案设施升级提升,需要通过“大云物移智链”等信息化技术进行智慧化管理,建立全方位智能管理库房。在档案信息安全方面,电子文件已有逐渐代替纸质文件趋势,成为档案主体,需要确保档案有关信息系统的环境与设备安全、网络安全、系统安全、数据安全和数据载体安全等,从而保证电子档案的真实、可靠、完整、可用。

智慧档案库房密集架图

智慧档案安全体系是智慧档案体系的基础,是智慧档案体系高效、稳定运行的保障,直接影响着智慧档案作用的发挥。档案安全体系是为维护档案安全、确保档案资源不受损坏而建立起来的保障体系,要坚持“安全第一、预防为主”的档案安全工作方针,确保档案实体安全和信息安全。

二、目前存在的问题

档案库房应满足防火、防盗、防高温、防潮防水、防光、防尘、防有害生物(虫、鼠)、防有害气体等“八防”功能,档案业务技术用房应配备容灾备份、应急电源、CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

传统的库房管理比较落后,档案装具及“八防”设备都已无法与信息化时代相适应。档案装具使用无法移动的档案柜,占用面积大,在办公用房紧张的情况下影响档案事业持续发展,或使用手摇式密集架,档案取用费时费力。防火使用普通灭火器,防盗使用木质门及机械钥匙,防高温使用家用空调,防潮使用除湿机,防光使用防光窗帘,其他防护措施几乎没有。智能库房开始采用智能设备以提升库房管理效率,但仍然存在不容忽视的问题。

一是现有档案库房管理系统多使用在局域网,使用不方便,随着移动互联网的普及,档案管理人员需要通过多端扩展访问,随时随地的对库房进行远程管理。

智能档案密集架图

二是设备(消防、灯光、温湿度、门禁)服务器均独立运行,无法由一个主服务器同时控制,缺少有针对性的远程控制、自动预警等功能,各系统产生的数据,由于未能打通数据通路,在业务协同方面,产生了信息孤岛,降低了信息的使用效率。

三是智能设备经常出现故障,无法统计分析是设备自身因素还是环境影响,不利于今后设备运维。

四是空调、加湿除湿机等设备常年开放,无法按照周边的情况实时调整温湿度设置,从而导致能耗较高,不符合节能环保的基本要求。


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