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智慧档案库房基本功能初探(二)

文章出处:智能档案库房密集架厂家    人气:    发表时间:2021-04-21 10:32:22

三、智慧库房基本功能

智慧档案库房建设,应是构建深度交互、开放共享、广泛互联的泛在库房物联网,实现物与物、人与物、人与人的全面互联、深度感知;以需求为导向提供人性化服务应用,满足各类人员的差异化服务需求,系统性地为实体档案的整个生命周期提供智能化和流程化的辅助管理,全面提供库房管理的“智慧”服务。

通过“大云物移智链”等技术全面开展人员、档案、库房环境、设备等实体档案管理过程中相关因素的全过程管理,并通过大数据、人工智能等技术深度挖掘数据价值,识别潜在隐患并及时解决,并为优化库房运行成本、后期设备选型、节能改造、库房扩容等方面提供决策参考。

(一)人员管理。

目前库房人员管理仍停留在线下,操作及管理较不严格。智慧档案库房人员管理。

一是要全面梳理人员在库房内的工作流程,将各类制度要求的流程固化在系统中,实现档案管理、库房巡检、维修等与库房有关的操作全面实现线上操作,并将操作与视频监控、门禁及RFID设备等状态联动,实现档案绝对安全。

二是对未处理工作及定期工作进行待办提醒,确保工作的闭环处理。三是设置人员通讯录,档案人员入职资质审核、工作履历、获得荣誉、离职工作移交审核进行全过程管理,确保工作合规性。

(二)实体档案管理。

目前实体档案管理仍停留在人工管理阶段,档案数量庞大管理不易,容易造成档案数量、质量台账不清晰等情况。智慧档案库房通过研究实体档案全生命周期管理,利用物联网和RFID、二维码等技术实现馆藏档案的移交、消毒、上架、盘点、利用、鉴定、销毁等全生命周期管理,实现档案与密集架的一一对应,定期提醒档案的盘点、消毒、鉴定等工作,明确各方职责,把档案管理流程固化到系统中。

智能档案库房密集架图

(三)库房环境管理。

1.防火。

智慧档案库房应具备火灾预警功能,利用红外热成像装置等设备,全面覆盖库房区域,设定温度阈值,在线路老化、设备故障等情况下提前预警温度异常情况,及时通知档案人员及消防人员排查消防隐患,从而保证库房安全。

2.防盗。

视频监控实现库房全覆盖,门禁实现人脸、指纹、密码三重防护并有远程授权开门功能,门禁开门自动关联截取固定时长视频进行保存,确保入库工作合规高效。结合RFID技术确保档案出入合规,未经过审核的档案出入库将有系统报警及现场声光报警,保证档案安全。

3.防高温、防潮。

监测楼宇温湿度、室外温湿度与库房温湿度差距,合理设置库房温湿度范围,降低能耗。监测库房各类设备能耗情况,进行同一时间不同库房、同一库房不同时间之间能耗对比,用于分析能耗规律,从而采取措施降低能耗。

4.防有害气体。

采用空气质量检测装置进行库房内外环境监测,对比库房有害气体成分,进行针对性的空气清洁,利用空气净化器、消毒机等形式进行净化。

(四)设备管理。

设备采购、运行、巡检、维修、报废等过程全生命周期管理。通过远程巡检与现场巡检相结合方式进行设备状态检测,提高问题发现效率,减少人员出入库次数,从而减轻档案人员负担并且保证库房环境稳定。构建库房设备接口管理,实现各类硬件的通信讯号和故障指示及网络状况的统一监控,确保设备正常在线。

智能库房密集架图

(五)智能辅助决策。

通过收集库房各类数据,设计各类专题场景,为领导及档案人员提供辅助决策。设备管理专题包括设备故障率分析、设备状态分析、设备维修成本分析等,环境管理专题包括库房容量使用年限分析、库房出入库频率分析、报警分析等,档案管理分析包括档案门类数量对比分析、增长率分析、利用率分析等,人员管理专题包括人员流动分析、人员管理水平分析等。

(六)全网互联。

一是与相关业务系统互联。与OA、短信平台等系统集成,实现预警消息短信推送、待办消息提醒等功能。

二是与移动互联网互联,通过移动作业平台等方式,采用手持移动终端随时随地全面监测各库房运行情况,相关巡检记录视频随时上传库房管理系统,提高工作时效性便捷性。

四、结束语

档案库房管理是档案保护的主要研究内容,全国各级各类档案馆建设正在朝智能化迈进,档案管理已经不是简单的文件保护,而是馆库现代化、设施安全信息化的变革。随着科技的不断进步,智慧档案库房将会更加节能、环保、绿色、高效、安全。

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