铁皮柜防尘法

我们看了 1998 年第 9 期《中国档案》杂志“档案科技”栏目中“北方基层档案馆的综合防尘措施” 一文后很受启发 , 我们在基层工作的同志认为 , 在现有的经济条件下 , 财政上不可能拿出更多的钱来改造大多数基层档案馆 、室 。怎样才能长期地保管好基层档案馆 、室保存着的档案资料 ?我们立足于现有条件 , 利用泡沫海绵起到了很好的防尘效果 ,现献上此经验 ,希望能为档案保护起到一点作用 。

我们档案部门通常使用的五节铁皮档案柜有着搬运方便,调整容易 , 防光效果好等有利的一面 , 但受档案库房温湿度不易控制和尘埃的影响 , 也存在着防尘、 防湿效果差的不利一面 , 我们在实践中总结出在五节铁皮档案柜门框边加装密封胶条从而起到加强防尘防湿作用的简易方法。

具体作法是 :用密封胶条或海绵泡沫条(市面上有售)截成厚约半公分 、 宽约 1 公分左右的条状物粘在铁皮档案柜门框边上, 门中缝也要加粘密封胶条 ,这样就可起到加强防尘作用。如果在柜中放置去湿剂,如用多层细布缝制袋子放入生石灰 , 并留出生石灰吸湿潮解体积增大的相应位置 , 还可起到加强去湿的作用 。它适合保管比较怕潮的照片档案 , 以及放置照相器材和一些精密仪器 。

代表性的工商业放款帐户 , 选留一部分 。会计报表类的月 、季度报表少量选留 。

(四)民国档案鉴定方法

1.先易后难民国档案较多的档案馆 ,鉴定工作要选好突破口 ,从实际出发 , 先易后难 。可以先鉴定诉讼档案 、会计档案 、学校档案 。这些档案数量大 ,难度小 ,通过鉴定 , 不仅可以获得经验 ,而且会取得较大成绩 。

2.先行试点

鉴定民国档案必须严格要求 , 谨慎行事, 先行试点 ,逐步推开 。从一个省 、市(地区)来说 , 省 、市(地区)档案局应选择一两个档案馆鉴定民国档案 , 用以指导全省 、市(地区)民国档案鉴定工作 。从一个档案馆来说 , 应选择一两个全宗鉴定 , 取得经验 。

3.加强指导

各省 、市 、自治区应组建权威的民国档案鉴定委员会 ,负责本地区民国档案鉴定的指导 、监督与检查。

4.聘请史志人员参加

研究单位的历史学者 、大中学校的历史教师有丰富的历史知识 , 地方史志编修人员熟悉地方史 , 他们鉴定档案历史价值的能力强于档案人员 。因此 , 档案人员与史志人员组成各级档案馆民国档案鉴定小组是最理想的班子 。

5.加强培训

省 、市(地区)档案局对各档案馆民国档案鉴定人员要加强培训 ,未经过培训的人员不得参加鉴定 。

6.不区分全宗 ,不重新组卷

民国档案的整理虽然不很科学 , 全宗和案卷存在不少问题 ,不便提供利用 。但是 ,一件档案已经固定在一个卷内 , 一个案卷已经固定在一个全宗内 , 档案已经有了固定的档号 。只要有档号 , 就能找到这件档案 。只有案卷目录 , 当然利用不便 。如果编制文件级的检索工具 , 利用不便的问题可以迎刃而解。因此 , 不需要在鉴定中或鉴定前后重新划分全宗 ,重新组卷 。经过鉴定 ,整卷销毁的在案卷目录上注明 , 卷内部分文件销毁的在卷内备考表注明 。这样处理 ,以前的检索工具不至于报废, 而且节省人力 、物力和财力 。

7.销毁与交换

经过鉴定可以销毁的档案 , 要编制销毁清册 , 写出申请销毁报告 ,经审查批准后方可销毁 。属于销毁的档案可以在档案馆之间交换 ,各取所需 , 互为补充 , 互通有无 。