国家档案馆智能密集架监控系统（二）

三、规范存在的主要问题及相关改进建议

(一)规范的术语和定义问题及改进建议

第一，对专业术语的定义精度尚需提高。 例如，规范对录音录像电子文件的定义为“国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中，通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音频和数字音视频文件。录音录像电子文件由内容、结构、背景组成”。

这个定义的属概念是“数字音频和数字音视频文件”，定义项中说明的种差包括：形成主体因素—“国家机构、社会组织或个人”、产生领域因素—“在履行其法定职责过程中”、制作手段因素—“通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储”。就总体而言，这个术语定义并没有揭示出“ 录音录像电子文件”和其他类型的电子文件的主要差异。

因为，从种差的角度看，前述的三个种差，其他电子文件也基本上同样具备，并非个性特征而是共性特征。至于后面的组成要素说明，也没有体现出录音录像电子文件同其他电子文件有什么不同之处，都是由“内容、结构、背景组成”的。

因此，如果将这些共性的因素抽取掉，那么剩下的表述就是：录音录像电子文件就是数字音频和数字音视频文件。这个表述是没有问题的，因为“录音录像电子文件”的另一个名称就是“数字音频和数字音视频文件”，所以可以表述为：录音录像电子文件又称数字音频和数字音视频文件。

可见，规范对录音录像电子文件的定义是不够严谨的。其实，录音录像电子文件的属概念在规范的3.1中已经定义过了，即“录音录像文件”。从概念的外延角度看，录音录像文件中包括模拟音频、视频文件(模拟态的录音录像文件)和数字音频、视频文件(数字态的录音录像文件)两种类型。两者的主要区别是记录信号的方式不同。

模拟音频、视频文件(模拟态的录音录像文件)的信息记录方式是模拟信号，这种信号在时间和幅度上都是连续的信号。而数字音频、视频文件(数字态的录音录像文件)的信息记录方式是数字信号，这种信号在时间和幅度上都用离散的数字表示。可见，对录音录像电子文件的术语定义应该是：采用数字信号记录的录音录像文件，又称数字音频和数字音视频文件。对录音录像电子文件采用的数字信号在时间和幅度上都用离散的数字表示。

再如，规范对录音录像档案的术语定义是：“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。”虽然这个术语定义是根据DA/T 62—2017的3.1条目改写而来，但是其中也存在表述严整性不够的问题。

归纳起来，主要问题包括：

(1)定义项中的属概念选择不当。录音录像文件是一个个体性术语概念，其计量单位是“件”;录音录像档案则是一个聚合概念或整体性概念，是在一定分类体系中系统存在的一种档案，即“有机体”记录。有保存价值的录音录像文件是构成录音录像档案这个有机体的基本要素。所以，录音录像文件与录音录像档案这两个概念之间的关系是个体概念与整体概念的关系。逻辑学上是禁止用个体概念来定义整体概念的。譬如，我们可以说人体是由细胞构成的，但是不能说细胞就是人体。因为“细胞”是个体概念，“人体”则是整体概念。

(2)定义项的种差表述重复。具有凭证和查考价值的文件，就已经具有保存价值，为什么还要重复表达呢?另外，归档保存只是一种管理行为方式，并不是文件转化为档案的必要条件，为什么要作为定义的种差项提出来呢?如果认为这种种差有必要，那么所有的文件与档案管理行为活动是不是都可以纳入到定义项的种差之列呢?这显然是没有必要的。

总之，对录音录像档案的术语定义可表述为：有保存价值的录音录像文件集合，其中包括模拟录音录像档案和数字录音录像档案两种。又如，对“模拟信号录音录像文件数字副本”的术语定义是：“模拟信号文件或档案经过数字化加工后形成的，存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机等电子设备识别的数字信号文件。”这个定义有些让人莫名其妙，既然已经认定其为“数字副本”了，怎么一经定义，就摇身一变又成了“数字信号文件”了呢?显然在逻辑上存在问题，难以自圆其说。

第二，对专业术语的层级安排有待改进。如3.1“录音录像文件”和3.2“录音录像电子文件”这两个术语就不是同一个层级的，应该在3.1“录音录像文件”的下面增加一个层级来安排就合理了，即3.1.1录音录像电子文件、3.1.2录音录像模拟文件、3.1.3 模拟录音录像文件数字副本。再如，3.3“录音录像档案”的下面也应增加两个子术语，即3.3.1模拟录音录像档案和3.3.2数字录音录像档案。

第三，对专业术语定义的遗漏。规范没有将“录音录像电子档案”这一术语列入标准中，是一个明显的漏洞，也在一定程度上影响了标准的整体质量。

第四，术语的命名精准度不够。例如“模拟信号录音录像文件数字副本”这个术语概念的命名就显得啰嗦、烦琐，为什么不采用“模拟录音录像文件数字副本”呢?难道大家会误解“模拟”的含义吗?类似的问题还出现在3.7“模拟信号录音录像文件数字化”的术语命名上。

(二)缺乏学理支持及改进建议

规范的“6.1.2保管期限划分与分类”中规定“可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类”。

虽然是两种推荐性的分类方法，但是却没有科学的档案分类理论支持，而且和科学的档案分类理论相矛盾。档案分离理论主张作为档案分离标准(划分标准)使用的档案属性与特征，应具有客观性和长期稳定性。

规范的 6.1.2条目却将“保管期限”这种人为性、主观性、不稳定性很强的价值属性作为录音录像文件的分类标准提出来，很显然是缺乏档案分类科学理论支持的。在档案实体管理实践中，人们为了能够及时地抢救重要档案和有效地进行日常的安全防护管理，将具有相同保管期限的档案集中排列在一起。但这并不是分类方法，而是一种档案库房中采用的安全保护、防护方式。

(三)条目组织的排序问题及改进建议

规范的某些条目排序存在着集中度不够的问题。例如，与“归档”有关的条目被人为地分散在4.1 归档范围、5.1 收集范围、5.2收集要求、7.1归档等四个部分。这种分散表述的方式不利于标准的适用者顺利地掌握录音录像文件的归档方面的全部要求。建议修改时予以适当集中。

规范一些条目排序同档案业务工作的流程缺乏必要的关联。例如，把收集工作的规定和要求放在归档工作之前，把移交从收集工作中单独拿出来放在标准的最后，把利用放在统计和移交工作之后，把划分保管期限的工作放在分类工作之前，等等。建议标准的制订者按照档案工作的一般规律和流程顺序来安排各个条目的前后顺序。

(四)标准用语的精练问题及改进建议

规范的标准用语还存在一些不够精练的问题。对于术语部分的问题，本文前面已经说明过了，不再赘述。有些条目的表述，还需简化、明了。例如，在总则部门已经明确表达了“应收尽收、应归尽归”的思想之后，在 6.1.1的一般要求中又强调“应归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理应符合以下基本要求……”注意，这里先后出现了两个“应”字，是没有必要的，其实这一条目主要是对归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理提出的基本要求，所以第一个“应”字就显得多余了。同样的问题还出现在6.2.2中。

(五)条目表达的完整度问题及改进建议

例如，“6.1.4文字材料的整理”的表述是：“重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物等，宜按文书档案有关要求进行整理、编目并归档保存。”这一条实际上是对录音录像电子文件的整理补充规定。所以，对这些与录音录像电子文件密切相关的文字材料的整理，应强调建立彼此关联的方式和要求才更有实际的操作意义。