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档案密集柜于军休系统的应用前景分析(二)

文章出处:档案密集架生产厂家    人气:    发表时间:2021-05-11 10:03:49

有人说档案密集柜相对于传统档案柜也相差不大,说白了还不就是个装材料的柜子,投入成本也高,没啥更换的价值和意义,但是果真如此吗?我查阅了密集柜相关的资料文件,总结了一下档案密集柜的几大优势:

一、性价比极高。当初作为奢侈品来到中国的密集柜,随着祖国改革开放的大踏步发展,已经从进口转为自主生产,从手工焊接到全自动组装,密集柜的成本已经大大降低,而且体型从大到小满足各种场合需求,质量较好的密集柜每平方只有 900 元,性价比极高,完全可以接受。

二、空间利用率高。可充分利用库房空间,与传统档案文件柜相比,其资料存放容量能增加 50%以上且不易倾斜,有防震功能,就拿我们休养所来说,主体办公楼二层小楼,整体办公面积不大,档案室面积大约 12 平方米,搞了 3 个铁皮柜就占去了三分之一以上的空间,如果换成密集柜 3 个平方的足矣。

档案密集架图

三、延长资料保存寿命。每列的接触均有密封装置,顶部有防尘板,底部有防鼠装置,因而具有良好的防尘、防鼠、防潮功能。如果追求更高的标准,更可以设置无线智能环境传感器、恒湿消毒净化一体机、区域智能控制器以及智能空调控制模板,对档案库房的环境进行管理调节,保护资料不受伤害。

四、抵御火灾,增加档案抢救成功率。移动密集架的所有零部件的表面均经过严格的除油、酸洗、磷化等九道工序后采用 180℃高温静电亚光喷涂处理,耐腐蚀。又因每列有密封装置,平常整体靠拢锁住。如遇火灾,密集架的表面经高温处理过,有防火功能。进阶版可以安装烟雾感应检测系统,当出现意外情况的时候可以及时地发出警报,档案库房的管理人员可以及时发现,及时采取应对措施。

五、极大提升办公效率。离休退休干部档案,经常需要不断地进行存取。通常工作人员都是把资料放在文件柜或者档案柜里,但是随着档案一多,找起来就会很麻烦,甚至还有丢失的情况。如果将档案都放入档案密集柜里进行存储,只要在存放的时候扫描一下条形码(第一次放入时需添加条形码),密集柜的系统就会智能记住档案的位置,从那以后再也不担心浪费时间以及丢失档案了。

档案密集架侧面图

运用了密集档案柜对于档案管理水平起到了极大的促进作用,但是针对密集档案柜配套的管理制度相对于以往的管理制度也要相应的进行调整,如制定完善的手动密集架管理、借阅、保密、归档等相关制度,对档案管理工作各个环节要进一步细化规定,内容涵盖归档范围、分类标准、立卷要求、移交手续、借阅登记等各个方面,真正做到了档案管理工作有据可循,按章办事。其次,强化管理手段。针对编制档案多且杂的特点,采取分类管理的办法。对文件、图片、电子文稿等不同类型的文档及时接收,对收集到的档案资料,统一编号、统一归类。为手动密集架做好分区,切实做到档案齐全、条目清晰、查找便捷。

最后,就是要求档案管理人员增强责任意识。配备专职档案管理人员并进行相关培训,实行专人负责,确保手动密集架使用规范。

两手抓,两手都要硬,相信随着密集档案架的普及以及相应管理手段的提升,面对日渐庞大的军休群体,我们军休档案人将更加自信、更高效、更正规地为军休人员服务,“全心全意”四个字才会显得更加鲜活、更具时代气息。

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