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档案密集架信息化建设存在的问题及对策思路

文章出处:档案密集架厂家    人气:    发表时间:2021-05-12 14:27:33

档案信息化具有系统性特点,在管理模式上由原本实体保管向数字化形成转变,将分散资源运用信息化的方式存储,进而使管理更标准。在此情况下,能够使信息资源以网络化的形式连接,实现资源整体利用率的提升,并且有效进行资源共享。但是就当前发展现状来讲,仍然存在较多问题需解决[1]。

一、档案信息化的主要含义与内容

高校档案是对学校科研、教学、党政等各种活动的记录,以图表、文字、声像等形式保存,反映了历史发展和人才培养等多个方面,内涵比较丰富,经济价值、历史价值以及文化价值明显,能够将学校整个发展过程系统呈现出来,也能使高校持续发展获得历史依据[2] 。

档案价值的发挥需通过信息开发、信息处理、信息利用、信息传递等多个方面实现。如果档案仅仅是放置在档案库中,其中蕴含的价值难以得到充分体现。档案部门实际上属于服务机构,信息化建设的实现能够促进其服务质量和水平的提升,因此信息化建设在高校当中发挥着十分重要的作用。信息化建设在实施时主要是将档案资源作为中心,确保各种档案数字化的实现,在此过程中,能够实现对电子文件的自动化管理,保证高校对电子文件、数据资源的有效利用,并且实现管理的动态化。

档案密集架产品图

二、高校档案信息化建设存在的问题

(一)基础设施不够健全档案信息化的实现需有与之对应的设施作为辅助,但是当前高校中,硬件配置方面有所欠缺,只有台数不多的计算机,也没有积极引进先进管理系统。在这种情况下,信息化建设难以达到实际要求,档案管理存在严重滞后、效率不高的问题。同时在实际操作时,存在操作缺乏系统性、工作队伍不能满足实际需要的问题。

(二)缺少规范性体系

规范性体系的建设,能够实现对文件归档、形成、存储、查询、管理、传输等方面的有效管理,促进档案信息化在快速、有序的状态下开展。但是多数高校在进行信息化建设过程中没有进行统筹规划,建设时分散性、随意性特点比较明显。文件归档、档案管理、信息公开、网站管理、网站建设等方面在标准上还需进行统一和规范[3] 。教务系统、招生系统、人事系统、科研系统以及档案系统之间存在各自为政的问题,彼此之间的数据难以实现共享。

(三)数据信息安全难以得到保证

在互联网快速发展背景下,信息获取渠道逐渐拓宽,促进了信息资源彼此之间的共享。但是高校在进行档案信息化过程中,信息数据在安全方面存在较大隐患,信息被窃取、服务器被攻击的可能性较大。这主要是由于高校当中人员技术有限,并且多数档案部门在安全意识方面比较差,在安全防护水平上比较低。在进行信息管理时往往是利用安装杀毒软件、定期备份等方式,如果遇到系统瘫痪或者是数据丢失问题,造成的损失将难以估量。

档案密集架图

(四)档案管理人员专业水平有待提升

随着高校的扩展,生源规模逐渐扩大,学校在科研、教学管理以及基础建设等方面的工作量逐渐加大,在此情况下,档案资料在数量上也呈急剧增长状[4]。随着对档案信息资源开发力度的加大,档案部门在实际工作中对档案服务工作、编研工作越来越重视,并积极转变在实际工作中的形式。但是高校中很多负责档案管理的工作人员并不是专业出身,也没有经过系统培训,在实际工作中对数据存储、安全技术、压缩技术等方面的使用还不够熟悉。信息化建设的长远需要难以得到充分满足,工作人员专业水平的欠缺,在一定程度上影响了信息化建设的整体进程。

(五)管理理念缺乏创新性

在多数人的思想认识中认为高校当中的档案管理是一项比较轻松的工作,技术含量低、工作轻松、操作简单。多数高校对档案管理缺乏足够重视,在筛选工作人员过程中没有体现出精细性,这在一定程度上使管理工作在实施时存在明显滞后性。同时管理人员对工作也不够重视,以致于高校在进行信息化建设过程中存在观念守旧、认识不够到位的问题。

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