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高校档案密集架信息化建设问题的解决策略

文章出处:档案密集架生产厂家    人气:    发表时间:2021-05-12 14:50:21

三、高校信息化建设问题的解决策略

(一)加强设施建设

高校在进行信息化建设过程中需基础设施作为支持和保障。在设施完善的基础上,才能促进信息化管理的有效实

现,体现出管理的高效性。

就硬件建设来讲,高校需结合自身实际情况,选择先进系统进行管理,同时需对系统的实用程度、耐用性以及操作便捷性等有充分认识和了解,然后针对这些方面进行系统比较,最后选择优质系统,这样才能使设备在使用时充分发挥其作用,达到有效管理的目的。高校除了从外部购置系统之外,在条件允许的情况下,可以对系统进行自我开发,量身定制和自身情况相符的系统,在使用过程中如果感觉有缺陷可以对其进行改进和创新,在此情况下能够使档案信息化建设更便捷、高效[5]。

就软件方面来讲,需注重对专业人才的引进,并且聘请专业人员对管理人员进行指导,发现在信息化建设中的具体问题,然后在商讨中找到解决问题的具体策略,进而使信息化建设的整体质量与效率得到保证。除了注重设施建设之外,也需对人力、财力、物力等进行科学、合理安排,加强对管理中各个方面的监管,保证信息化建设在开展时的高水准和高效率。

(二)实现档案信息管理标准化

高校档案管理部门需在充分利用当前信息管理标准的基础上,对信息化建设中的体系进行规范和完善,进而使信息化建设在实施过程中做到有所依据。高校在此过程中需加强电子校务建设,对校内当中的数字资源进行统一指导与协调[6]。

并且在建设时将国家规定的标准规范作为依据,制定数据传递标准、数据转换标准等。同时将校园网作为依托,加强教学系统、科研系统等的衔接,负责档案管理的工作人员可以将获得的信息内容制作成电子数据。其它部门也能通过网络实现信息共享,使信息化服务实现良性循环。

档案密集架图

(三)重视网络维护

互联网的发展给社会各个领域带来了便利,信息化在高校档案管理中的运用,能够使整个管理工作更具活力性。由此可见,信息化建设的有效实现需有成熟、先进的管理系统作为保证。为了降低安全隐患发生概率,高校应对档案管理系统进行不定时检查与更新,及时更换不适用系统。聘请专家是使数据安全得到保证的有效途径。因为专家对网络安全有独到的方法和见解,在维护时专业性也更强,一旦发现网络漏洞能及时处理,进而使信息安全得到有效保证。除此之外,管理人员需认识到信息数据保密的重要性,不随意向他人泄露信息,实现职业操守和职业素养的不断提高。

(四)提升工作人员专业素质

首先,注重档案管理领导干部建设。领导干部建设的有效实施能够保证各项政策的贯彻和落实,关系着信息化建设整体质量的好坏。因此高校应为档案部门配备责任心强且具有前瞻性的领导,将信息化建设实施情况与个人业绩之间挂钩,促进档案管理和信息技术之间的有效结合。

其次,注重对计算机人才的培养与配备。信息化建设中需运用计算机知识,在文件归档、馆藏资源数字化转换、档案利用等方面都会涉及计算机知识[7]。高校在进行档案信息化建设过程中,应为档案部门积极配备灵活掌握计算机的人员,并且对其进行业务培训,这样才能使其充分了解档案工作在开展时的具体业务、流程,在推进信息化建设过程中贡献出自己的一份力量。

档案密集架侧面图

再次,加强对现有管理人员的培训工作。在进行信息化建设过程中,不能单纯依赖计算机人员。因此档案部门需对现有管理人员进行培训,并且运用针对性措施使培训效果得到保证。在具体实施时,可以通过定期开设培训班、传达文件精神等多种方式,促进工作人员综合能力的不断提升。

最后,档案管理人员需注重自身管理理念的转变,树立危机意识,利用空余时间学习档案管理相关知识,积极借鉴其它高校的先进管理经验,注重对网络的运用,通过网络获得最新的管理信息。通过学习的方式使自身管理方式得以改变,并且对管理理念进行不断更新,不断提升自身职业道德与管理水平,在管理中不断对自身工作进行反思与总结,形成良好责任意识,进而使自身发展适应现代化建设需要。

(五)创新管理理念

档案管理属于校园建设中的重要内容,因此高校在进行信息化建设过程中应注重高度的上升,加强对管理工作的重视程度。根据高校实际情况针对信息化建设问题提出合理建议与意见,然后制定科学规划,进而为档案管理的顺利实施创造良好条件。同时需制定对应的规章制度,形成奖惩机制,强化对工作人员的监管,使其在行为上得到规范。奖惩机制的建立,能够发挥对工作人员的约束作用,也能使管理工作在开展时有所依据。政府应增加相关投入,这样才能使高校在进行信息化建设过程中获得可靠、充足的资金投入。除了通过政府渠道筹措资金以外,也可以运用多方筹措的方式,利用专项资金开展信息化建设,进而使投入经费得以不断增加,信息化建设过程中得到足够的辅助设备,使信息化建设中的物质基础得以夯实。

四、结语

综上所述,高校档案进行信息化建设是时代发展的必然趋势,是高校在现代化推进过程中的重要工作内容,也是高校在档案管理中实现及时、高效的重要手段。通过信息化建设的实现,能够使档案管理工作变的更快捷、轻松,使理中遇到的难以处理的信息问题得到有效解决,推进校园建设现代化的实现。而对于在建设中存在的问题,需运用科学方式进行有效处理,促进信息化建设整体进程的优化。

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