基层档案室密集架的档案安全工作及维护思考

基层档案室是基层工作人员储存信息的重要场所，档案是基层单位人员信息的重要载体，是基层单位管理工作的一项重要组成部分，科学并且规范地管理好基层单位的档案，对人力及其他资源的开发以及利用发挥着十分重要的作用，对基层单位的生存和发展非常关键。与此同时，它也是一个评价和考核基层单位工作人员工作和管理业绩的重要尺度。但由于管理档案工作的结果不能够生成直接经济效益，再加上有很大一部分职工管理档案的意识薄弱，认识不到基层档案是一种非常贵重的信息资源，进而造成基层单位档案工作产生局限性，导致档案管理能力弱化，管理方式单一，使档案管理在安全性上存在隐患，其导致的结果是档案管理水平始终处于一个相对低下的水平。

1 基层档案管理工作的基本职能

基层档案室的基本功能是负责基层单位在重大的工作以及活动中生成的具有重要意义且具备保存价值的文件材料的归档和管理工作。它涵盖了基层单位党政、人事、基础建设等多方面的内容。当前，随着我国经济水平的全面提升，大城市各大单位档案管理工作也朝着科学、规范、信息化方面发展。

电子数据的发展为档案管理人员在开发和充分利用档案资源方面提供了十分便捷的途径。与之形成鲜明对比的是基层单位档案管理却大多还处于专业工作人员少、技术管理平台简单、工作环境比较简陋的情况下，沿用着相对传统的“封闭型”管理模式，再加上工作人员档案意识和管理能力等多方面条件的制约，使基层单位在档案安全上存在着很大的威胁。

基层档案室在其发展的过程中可以产生具有基层单位行业特点的各式档案。比如各种文书档案和人事档案，它们是基层单位十分贵重的信息资源，也是宝贵的财富。所以，基层单位的档案管理既需要做到门类齐全，满足基本需求，又要找到适合本地区特点的安全有效的管理方法，这其中既能分散又可以集中的简约、扁平化的管理方法无疑可以成为一种简单安全的方法。

2 建立安全高效的管理措施

2.1 收集有用资料

需要扩大基层档案室对材料的收集范围，对基层档案员需要进行专业知识培训，利用所学专业的档案知识做好档案资料内容的采集和鉴定工作，去其糟粕，取其精华，删掉重复和无用的文件资料，进而保证档案资料的质量，同时需要防止重要材料的丢失。

2.2 建立档案索引

在电脑已广泛使用的情形下，充分利用现代化的设施条件进行电脑资料录入、检索文件、统计资料、借阅档案等工作，可以改变以往较为落后的手工操作，在提高工作效率同时可以减少工作失误的发生，为基层档案室以后能更加安全平稳的运行打好良好基础。

2.3 科学规范存放

要根据不同部门的档案进行专门存放，要对档案进行分类式存放，并定期对存放部分进行维护式处理，及时对超日期存放以及没有保存价值的档案资料进行销毁，以确保档案的实用价值，并且保证档案管理工作的顺利安全运行。

2.4 稳定管理队伍

基层单位的档案管理工作人员有很大一部分为兼职，并且人员流动性比较大，所带来的不利结果就是工作人员责任心弱，这对维护基层档案安全性及完整性来说非常不利。要更好地解决这个难题，就需要基层领导干部重视基层档案室工作人员的梯队建设。首先，要充分明白档案室管理工作人员岗位的重要性，摒弃“谁都能干”的偏见;其次，要把档案管理人员队伍组建当作基层发展的重要基础工程来对待，制订科学合理的组建计划，确定能保证档案管理梯队的备用力量充足。

2.5 加强基层档案室工作人员的素质

加强对档案工作人员的素质教育和培养，使他们能更加熟悉档案管理工作的各个基本环节和要求，充分调动工作人员的能动性，摒弃传统的陈旧的管理观点，争取机会能到更大型的档案管理部门进修学习，开阔眼界，熟知本专业最新动态，主动积极探索更加先进的管理模式，使档案管理工作更加科学、实用，从而保证档案管理工作出错更少，保证最大限度的安全。安全高效的档案管理工作是一项长远而又复杂的工程，其最终目的是保证档案材料能得到最有效的利用。基层档案室目前尚不具有搞大城市那种“高、大、上”的运行模式，在实际工作中需要根据当地现有基础条件创建出一套保证档案管理工作安全运行的管理方式，来更好地实现基层档案资料管理的职能，满足基层地方的实际需要。