智能化测绘档案库房建设初探

近年来，测绘地理信息产业发展迅速，测绘地理信息获取手段更加多样化。特别是基础测绘、地理国情普查工作开展以来，形成了一批规模庞大、内容丰富、数量繁多、更新频率高的测绘档案。为了更好地管理和利用这些档案，各级测绘档案管理部门建立了档案管理系统。但是，从总体上讲，测绘档案管理水平严重滞后于当前测绘地理信息技术的发展，特别是在测绘档案库房的智能化建设和研究方面几乎空白，无法适应新形势下测绘地理信息业务档案管理要求，迫切需要强化测绘档案库房管理的效能，提高测绘档案库房信息化、智能化管理水平。

测绘档案库房管理现状及问题

2011年，《国家基本专业档案目录(第一批)》出台，将测绘档案纳入国家基本专业档案目录。测绘档案作为专业档案的一种，既具有与其他专业档案一样的共性，也有其特殊性。在对实体的存放和保管上，一般按载体类型对不同种类测绘档案采用单独库房或分区域存放，包括测绘科技档案库房、测绘纸质成果库房和磁介质库房。每个库房在地面上铺设轨道，在轨道上安放可以手柄摇动的密集架，密集架则一般由若干行若干列形成多个单元格，每个单元格上可放置一到多个档案盒、纸质地形图或磁介质。

其中，测绘科技档案以案卷(档案盒)的形式存放在相应柜架上，每个档案盒大小不一，该类档案可提供借阅。测绘纸质成果以分幅纸质地形图的形式存放在相应柜架单元格上，幅面长宽一般为80×60(c m)，一个单元格可存放相同图幅编号的多张图纸，该类成果为永久提供。磁介质库房存放的光盘、磁盘和硬盘，仅用于测绘档案数据备份，不对外提供利用。

目前，测绘档案库房主要采用传统的手工方法进行管理，包括对档案的上下架、定位等，以及根据档案库房的“十防”要求，对库房进行定期巡查、温湿度检查、盘查等工作。多数测绘档案管理部门已对测绘档案进行了规范化整理，并建成了具有接收整理、组卷归档、提供利用等功能的档案管理系统。但是在档案库房的信息化、智能化建设方面尚属空白，很多档案组卷完成进入库房之后，系统没有记录其所处的柜架和单元格位置，通过现有的档案管理系统只能知道它是否存在、是什么类别、编号多少等描述信息，至于它具体存放在哪里、有几份、实物是否完好等一系列信息都未能得知。概括起来，主要存在以下几方面问题：

1.可视化程度低

未能将测绘档案库房的结构信息、档案实体存放的具体柜架和单元格位置等信息纳入到档案管理系统进行管理，除了库房管理人员外，其他人员很难了解库房的布局和结构。查找档案时，虽然一部分实体可以依据密集架上贴有的内容标签来定位，但效率较低。有些实体档案甚至都没有内容标签提示，仅依靠库房管理人员的个人记忆或查询相应记录来判断。

2.存在泄密隐患

测绘档案多为涉密性质，不仅包含了大量秘密档案，如1:5000、1:10000等纸质地形图，还包含大地测量控制点、1:50000纸质地形图等机密档案。这些档案资料的出入库有严格的流程，以纸质地形图的“出”(利用)为例。出库时，工作人员根据利用清单人工逐幅去库架抽取地形图并集中放置，然后由两名工作人员逐幅图与利用清单进行核对，最后由领用人员核对确认，确保不能出错。这样依赖于人工层层把关，是在过去技术手段未能保障时的无奈选择。但在信息技术迅速发展，特别在 RFID  技术已经发展成熟并广泛应用的今天，过度依赖于人工管理已经不合时宜，效率低下的同时也并不能完全杜绝泄密的风险。