基于RFID的智能档案管理系统（三）

1. 系统软件介绍

RFID智能档案管理系统软件平台可分为11个小系统，各子系统通过搭配专业的RFID硬件设备运行。系统包括：

u 标签转换系统：实现实物档案与RFID档案标签关联;

u 馆员工作站系统：实现档案的借阅、归还、查询等功能;

u 安全监测系统：实现档案的自动出入库、档案安全监测等功能;

u 盘点系统：实现档案的上架、顺架、盘点、查询等功能;

u 移动式馆员工作站系统：一站式的馆员工作平台，实现档案的加工、顺架、盘点、智能取档、智能归档等功能。

u 全馆盘点车系统：实现档案快速的盘点，与档案查找;

u 便携式盘点系统：实现档案的盘点与查找，也可用于固定资产管理;

u 智能档案柜系统：实现珍贵档案、涉密档案等重点管理档案的实时盘点，提高档案的安全性;

u 档案手保(手机APP或微信应用)，通过手机端应用，实现库房情况、档案情况的随时随地了解，实现档案管理空间、时间的延伸;

u RFID档案查询系统：实现档案查询、三维导航定位;

u 可视化平台：实现档案状态、设备状态的可视化监控。

1.1 标签转换系统

标签转换系统运行在RFID馆员工作站设备上(或称“档案加工设备”)，实现档案标签的初始化等工作。系统包括档案标签与层架标签的注册、更换、注销等功能，同时支持档案的查询统计、导入导出等功能。详细功能结构如下图所示：

l 档案标签注册

档案创建时，工作人员取一张RFID档案标签，粘贴到档案的左侧，避开装订线的位置。然后将案卷放到RFID馆员工作站上，输入案卷号并回车。系统通过原档案管理系统的接口服务，获取档案的详细信息，并自动将案卷号写入RFID档案标签与数据库，实现RFID档案标签与案卷号的唯一关联。

关联成功后，通过RFID设备读取到该档案标签后，系统就可以显示该档案的案卷号、受理人、创建时间等信息。

操作界面如下图所示：

l 档案标签更换

当档案标签在使用过程中，被破坏或撕损时，可以将原标签撕掉，重新粘贴一张新的RFID档案标签，通过档案标签更换模块，实现重新关联。

1.1 馆员工作站系统

馆员工作站系统运行在RFID馆员工作站设备上(或称“档案交接仪”)，实现档案的档案的归档(或接收)、调档申请、借阅、归还、续借等，同时也包含对档案读者的管理，以及档案的查询统计、借阅查询与统计等功能。系统详细功能结构如下图所示：

l 档案归档

案卷在结案后，需要在规定期限内将卷宗移交档案管理部门，由档案管理部门完成档案的装订，形成归档号，完成归档。

档案在交接时，可实现一次多份档案的同时接收。只需将多份档案放置到RFID馆员工作站设备上，系统自动读取RFID档案标签，软件上显示出档案的名称、卷宗号、受理日期、结案日期、应归档日期等信息，核对无误后，点击“归档”，系统自动产生归档号，完成归档。

归档时，系统会将归档经办人、归档日期写入RFID档案标签与数据库中。

l 读者管理

档案借阅、归还等利用过程中，需要填写使用者信息，即读者信息。需要在RFID档案管理系统中创建读者，填写读者的姓名、手机号码、身份证号、通讯地址等信息。可以将身份证作读者借阅证件。

l 调档申请

读者需要借阅档案时，在RFID档案管理系统中查询并选择需要借阅的档案，并提交调档申请。一次调档申请可包含多份档案，档案管理部门也可以设置一次调档的档案最大值。

只有完成调档申请的档案，才能进行借阅。

l 借阅

读者提交调档申请后，在档案管理人员电脑中，自动弹出申请调阅的档案信息，并从库房中取出档案。在档案经过安全门禁时，门禁会核对档案信息，对于拿错或少拿档案时，将告警提醒。

读者来档案管理部门取档案时，出示借阅证(身份证件)，完成档案的借阅。档案借阅界面如下图所示。

l 归还

档案归还时，只需要将档案放置到RFID馆员工作站设备上，系统显示档案信息，确认后即可完成归还。

RFID智能档案管理系统中，对每个读者设置有“读者积分”，系统根据读者积分的大小，自动匹配借阅期限。每次借阅并按期归还后，积分将上升。若出现借阅后，未按期归还，积分将并扣除。