基于RFID的智能档案管理系统（四）

1.1 安全监测系统

安全监测系统配合RFID安全门禁设备使用，软件系统可以运行在RFID安全门禁的内嵌显示屏上，也可以通过网络连接到一台PC机上运行。

安全监测系统软件档案出入的实时监测、进出人数的统计、库房温湿度的监测，以以告警日志的查询功能。当档案未办理合法手续时，系统将自动声光报警，并记录报警信息。系统详细功能结构如下图所示：

l 档案监测

当粘贴的RFID档案标签的档案经过安全门禁时，系统将自动读取RFID档案标签，并根据该档案的调档状态、借阅状态等信息，进行报警提示，并记录经

过的时间、报警原因等信息。报警或提醒情况如下：

1)档案未办理调档申请(拿错)，或未办理借阅手续时，系统将声光报警;

当馆员未拿全需要调档申请的档案时(少拿)，系统将声光提醒。

l 人数统计

在安全门禁设备上，嵌入有两对红外传感器，可以自动判断人员进出方向，实现进出库房人数的统计。

l 人数统计

在安全门禁设备上，嵌入有两对红外传感器，可以自动判断人员进出方向，实现进出库房人数的统计。

1.1 智能盘点系统

智能盘点系统运行在RFID智能盘车上，实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在RFID智能档案管理系统中，档案位置管理的最小单位为密集架的一层(或一格)，每一层上粘贴一个RFID层架标签，系统为每一层进行顺序编码，RFID层架标签上打印该编码内容，以方便工作人员查看。当档案放到密集架的某一层时，需要将RFID档案标签与RFID层架标签的关联。系统在顺架、盘点、倒架等工作时，需要通过设备自带的RFID手持天线读取RFID层架标签与RFID档案标签，再实现相应的业务处理。

使用RFID手持天线扫描RFID档案标签时，馆员不需要将档案移出或打开，只需要将手持天线靠近档案实物，即可完成标签数据的读取。一层60份档案的扫描可以5秒内完成，读取过程快速、准确。

同时，系统要与密集架系统联动，实现密集架的自动打开、关闭、通风等功能，方便馆员工作。

系统一般通过WIFI无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时，可使用我司专门开发的“离线工作”模式，即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时，不通过网络与RFID数据库服务器通讯，在工作完成后，只需要在设备的TCP/IP接口插入网线，系统自动判断网络状态，并自动上传数据。同时，当RFID数据库数据有更新(如新加工的档案、档案状态有变更等)，也将自动下载新数据。

系统详细功能结构如下图所示：

l 顺架

顺架工作的目的，是核对密集架中某一层的档案，是否都正确在架、是否有错架等问题。通过日常一定频率的顺架工作，确保密集架内档案的整齐与安全。

操作时，通过以下步骤完成：

第一步：使用RFID手持天线，扫描密集架某层的RFID层架标签。扫描完成后，系统自动显示该层架编码、应在架的总数量、外借数量、以及详细档案清单。其中，应在架档案以灰底显示，外借的档案将以黄底显示;

第二步：使用RFID手持天线，扫描密集架上的档案。当系统扫描到一本档案后，做如下判断：

1)若该档案位置正确，则系统从档案清单中移除该记录;

2)若该档案位置放错，则系统将以红色底的形式，将档案显示在列表的最上该，并提供语音提醒。

第三步：点击“保存”按钮，保存工作记录。

当扫描完成后，若档案都正确在架，该列表将为空;而未在架的档案，或错

架档案，将继续留在档案清单中，待工作人员处理。

通过以上三个步骤，即可完成档案的顺架工作。

l 盘点

盘点工作的目的，是检测档案库房内档案是否正确在架、是否有档案缺失，同时可自动分析档案分布是否合理，档案架是否有空闲等情况。

档案盘点与顺架工作方法相同。档案馆整库盘点完成后，系统自动生成图形化报表，供分析使用。

l 查找

当需要查找某份档案时，馆员可以先通过关键字，查询出该档案在RFID系统中记录的位置信息。

RFID智能盘点车自动判断当前车辆的位置，指导馆员推着RFID智能盘点车前进。当到达该架位附近时，系统自动提醒馆员，并打开密集架(电动密集架)。然后再到该密集架前，通过RFID手持天线进行扫描。

当系统查看该档案时，将以声光提醒馆员。此时，馆员只需要在左右5公分范围内，即可找到该档案实体。查找过程快速，使用方便。

l 核销档案

根据不同的档案类别或密级要求，系统可对档案设置一定的生命周期。当超过档案存放期限后，系统自动提醒需要核销的档案。馆员通过RFID智能盘点车的提醒，找到该档案实体，完成档案核销。

l 归架指导

档案归架时，用户可直接扫描需要归架的档案，系统显示各档案需要摆放的位置，指导时馆员工作。系统扫描到档案后，自动进行不同档案室的归类，以方便馆员在盘点车上排序，并给出最优的上架方案，以减轻上架工作量。