测绘档案库房管理现状及问题（一）

  2011年，《国家基本专业档案目录（第一批）》出台，将测绘档案纳入国家基本专业档案目录。测绘档案作为专业档案的一种，既具有与其他专业档案一样的共性，也有其特殊性。在对实体的存放和保管上，一般按载体类型对不同种类测绘档案采用单独库房或分区域存放，包括测绘科技档案库房、测绘纸质成果库房和磁介质库房。每个库房在地面上铺设轨道，在轨道上安放可以手柄摇动的密集架，密集架则一般由若干行若干列形成多个单元格，每个单元格上可放置一到多个档案盒、纸质地形图或磁介质。其中，测绘科技档案密集架上档案盒案卷（档案盒）的形式存放在相应柜架上，每个档案盒大小不一，该类档案可提供借阅。测绘纸质成果以分幅纸质地形图的形式存放在相应柜架单元格上，幅面长 宽一般为80×60（cm），一个单元格可存放相同图幅编号的多张图纸，该类成果为永久提供。磁介质库房存放的光盘、磁盘和硬盘，仅用于测绘档案数据备份，不对外提供利用。

  目前，测绘档案库房主要采用传统的手工方法进行管理，包括对档案的上下架、定位等，以及根据档案库房的“十防”要求，对库房进行定期巡查、温湿度检查、盘查等工作。多数测绘档案管理部门已对测绘档案进行了规范化整理，并建成了具有接收整理、组卷归档、提供利用等功能 的档案管理系统。但是在档案库房的信息化、智能化建设档案密集架方面尚属空白，很多档案组卷完成进入库房之后，系统没有记录其所处的柜架和单元格位置，通过现有的档案管理系统只能知道它是否存在、是什么类别、编号多少等描述信息，至于它具体存放在哪里、有几份、实物是否完好等一系列信息都未能得知。概括起来，主要存在以下几方面问题，