档案密集架基于条形码和简化架位号的病案上架方法

本文对某院病案上架的管理方法进行了描述，分析了存在的问题。经过实际的工作经验，提出改进方法，并加以实施。从最初的开发程序，利用计算机辅助进行病案上架前的核对，到简化病案库房密集架的架位号，再到病案封皮的打印，这时封皮上不仅打印了患者的病案号、姓名、入出院时间、入出院科室，还打印了病案号对应的条形码以及简化的架位号。经过一年多实际工作的检验，这种基于条形码和架位号的病案上架方法，不仅提高了病案上架工作的效率，节省了人员，还大大降低了多个环节的出错几率，有效的保证了病案的安全。

1 现状

国家卫计委 2014 年 1 月 1 日起执行的《医疗机构病历管理规定》，要求住院病历保存时间自患者最后一次住院出院之日起不少于 30 年。国内大型医院都会存储几十万甚至几百万册病案。如何管理这些病案，如何保证这些病案的安全尤为重要。

由于国内大部分医院病案管理都是以手工操作为主，在病案的回收、整理、编码、上架以及复印借阅等环节存在很多漏洞和缺点。以某院为例，病案上架过程为：首先，对所有需要上架的病案按病案号由小到大的顺序进行排列。其次，核对排好序的每一本病案的病案袋与所装病案的一致性。如果装错病案袋，以后查找起来就如大海捞针。最后，进行待上架病案与患者出院清单进行核对。病案科每月的出院清单有 70-80 页，核对工作需要两人或多人以唱票的形式完成。

这种核对工作存在很多的缺点：首先需要两个人或多人配合，不仅人员浪费，核对工作过程还效率低下;其次患者前来复印或借阅病案时，需要翻阅出院清单，才能确定病案是否能够复印或借阅，人工翻阅出院清单速度慢，工作效率低下;最主要的缺点就是在出院清单上打“√”的时候容易勾错行，且这种情况出现的频率还很高，这就造成病案是否真正上架不能确定。

对于病案封皮上患者姓名、病案号信息的手写，不仅字迹潦草，重要的是由于工作人员的疏忽，还往往将病案号写错，这样病案就会放置在错误的位置上，造成库房病案存放的混乱。

对于具体的病案上架过程，由于国内大部分医院病案库房都是利用密集架进行存放。所有医院的做法都是在密集架的每一行前端标注这一行应该存放的病案的范围，如：276001 到 276490。这样工作人员在病案上架时首先需要在库房中找到这个范围。这个范围的查找是很麻烦的一件事。