档案密集架基于条形码和简化架位号的病案上架方法（二）

 2 方法改进

针对上面病案管理的种种弊端，通过深入工作实践，经过科室员工的头脑风暴法，我们经过三个步骤对工作进行改进：

第一步，针对病案上架前的核对工作，科室自主开发了病案核对上架程序。此时的核对工作需要两人配合，其中一人只需朗读每本待上架病案患者的病案号，另一人则在计算机前利用程序，输入相应的病案号，计算机则自动调出该患者的姓名、入出院日期、入出院科室等信息，与待上架病案进行核对。

利用计算机辅助核对，省去了以往翻找几十页出院清单的麻烦，核对速度极大提高;并且省去了在出院清单上打“√”时容易容易勾错行的问题，达到病案是否上架能够准确的确定。

针对复印或借阅时病案是否上架不容易确定的问题，我们开发了病案上架查询程序，输入病案号即可在计算机上快速、准确的查询病案是否已经上架。为了管理需要，还开发了某期间还没有上架病案的查询统计功能，可以催促质控医师将负责质控的病案尽快全部上架。

第二步，针对病案位置不容易定位的问题，我们的具体解决办法是，将密集架每一行前端标注的范围，如：276001 到 276490，进行简化，如简化为：312。这样在上架时查找架位号 312 就非常简单快速了。接下来的工作就是修改程序，并且将密集架每一行前面的范围标注与简化的标注一一对应，并生成字典库保存在计算机中以备查找。简化了密集架的架位号后，病案上架核对时，还是两人配合。这时一人大声朗读每一本待上架病案的病案号，另一人在计算机程序中输入相应的病案号，此时程序不仅自动调出患者姓名、入出院日期、入出院科室等信息，还会自动从架位号字典库中查找此病案在密集架上的简化的架位号。工作人员需要将此简化的架位号书写在病案袋和病案的封皮上。

上架时按此简化的架位号就可以快速的定位到相应的密集架的行位置。这时病案上架不仅能够快速定位，提高了上架的工作效率，而且，即使工作人员由于看错病案号而插错位置，错误位置也会仅限于这一行中，排查错误的难度就会大大的降低。

第三步，针对病案封皮手写容易写错病案号的问题，我们采用的解决办法是将病案封皮用激光打印机打印。并且在此步我们加入了病案条形码的应用。

用激光打印机打印病案封皮，不仅速度快且封皮更整洁，内容也更全面，不仅包括了病案号、患者姓名、入出院时间、入出院科室，同时将简化的密集架的架位号也一并打印。病案封皮的打印，从根本上也杜绝了由于工作人员疏忽而在封皮上写错病案号的情况的发生，堵住了一个插错病案的漏洞，进一步提高病案的安全性。另外最主要的是将该病案号与所对应的条形码也一并打印在病案封皮上，改变粘贴条形码的传统做法。

这时病案上架核对工作的简化流程是，工作人员使用扫描枪逐一扫描每本待上架的病案封皮上的条形码，计算机程序就会自动调出该患者相关信息进行核对。这时核对工作只需一人即可完成，不仅核对速度更快，而且减少了人员的投入。

3 效果讨论

应用病案条形码和简化密集架架位号的病案上架方法，是以计算机程序辅助来实现的。该程序是病案管理科根据工作实际自主开发的，基于 C/S架构，实现多台计算机同时联网使用，且简单、易学、实用。

通过在工作过程中逐步发现问题，逐步解决问题，使流程更顺畅，管理工作更严谨，达到提高工作效率，减少失误，保证病案的安全。医院成功实施该方法一年多来，取得了非常好的成效。在 2014年对库房中十年内出院的近 20 万套病历进行逐本检查，发现插错病案共有 160 份，插错概率为万分之八。2015 年又对一季度出院的近一万分病案进行相应检查，发现只有一本病案插错，出错概率在万分之一左右，极大的降低了库房病历的出错率。