勘测设计档案库房密集架企业数字 档案室建设的必要性分析

引言

随着网络和信息技术的快速发展，大数据、云计算、人工智能的研究应用越来越深入，我国企业数字档案馆(室)建设正在有序推进。以“档案”、“用户需求”、“信息服务”作为关键词，在CNKI数据库中进行篇名组合检索、主题组合检索，共得到最近十年发表在核心期刊上的140余篇文献，这些文献主要对档案馆(室)服务能力的基本内容、服务方式、影响因素、存在的问题、评价、提升策略等方面进行了广泛探索。

然而，目前国内学者大多停留在对公共档案馆、高校档案馆的研究上，企业数字档案室仍在建设实践中摸索前行，总体上处于起步阶段，而对于勘测设计行业设计类企业档案全流程管理、基于BIM技术的档案接收保管和利用模式等研究较少。

勘测设计企业在数字化、信息化过程中积累了大量数字档案资源。同时，伴随网络环境的成熟以及新媒体的广泛应用，档案在勘测设计、成果增加出版、职称评审、项目申报、工程回访等所起的作用越来越突出，勘测设计人员对数字档案服务提出了更高的要求。

由此，大量的数字档案资源建设与有限的网络化服务形成了矛盾。另外，企业档案室作为档案管理最基本的部门，是职工群众了解档案、认识档案、使用档案的窗口。加强企业数字档案室建设，事关档案服务的提质增效，事关企业转企改制、繁荣发展。按照国家档案局印发《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，要求全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化;创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。因此，数字档案馆(室)建设已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。

一、档案管理优化升级的途径

传统的档案管理模式在初级信息化条件下，未能充分发挥信息化带给档案管理的效能提升，在业务管理的各个环节需要大量的人力与时间来完成，尤其是信息化技术条件下传统档案管理不能有效满足企业降本增效、高效提供信息资源利用支持、精益化业务流程管理能力提升的多样需求，尤其是随着勘测设计企业承接工程项目的增多，档案数量以每年几万卷的速度增加，且工程设计档案大部分都需要永久保存，所需空间资源大幅增加，库房空间无法满足需要，导致档案库房负荷过大。 

再加上，随着建筑信息模型(BuildingInformationModeling，简称BIM)技术的深入发展，越来越多的建设工程项目使用了BIM技术，过程中诞生了大量的三维数据，BIM的多元化数据对档案管理工作带来了新的挑战。在此基础上，如何通过企业数字档案室建设，促进企业档案管理模式优化升级，满足日益多样化、复杂化的档案服务需求与业务精益化目标实现条件，是我们开展数字档案室建设的重要着眼点。

二、实现电子文件前端控制的重要手段

前端控制是文件生命周期理论的重要内容，文件的形成是前端，归档、鉴定、整理、保管等是后端，永久保存或销毁是末端。由于电子文件的易更改性，电子文件显得“稍纵即逝”，档案人员若不积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在，故前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全的重要保障。根据电子文件的特点和管理要求，建设数字档案室，形成一个完整的管理体系，对电子文件从产生到归档，再到永久保管或销毁的整个生命周期进行管理，监控和记录该电子文件创建、登记、修改、审核、签署、分发等一切操作过程，将电子文件中不可视的部分变为可视的元数据保存下来，同时，元数据不间断地对电子文件的物理管理进行自我记录。这些管理和追踪记录，对于证明电子文件的行政有效性和法律证据性极其重要。