现代智能密集架新技术在档案管理中初探（二）

4 密集架智能管理技术

档案装具是档案库房内的主要设备，是保护档案尽可能延长档案寿命的基本物质条件之一。众所周知，木制档案柜一旦遭受火灾，档案将无一幸免。

档案密集架智能管理技术是一种集计算机、网络、数据库管理和自动化控制技术于一体的现代化档案馆建设的一项新技术。档案密集架智能管理技术的安全性主要体现在以下几个方面:

档案密集架智能控制系统部分采用低电压控制，过道采用红外线安全保护，可确保档案和人员安全;

档案装具改用铁皮装具，可以有效阻断引发档案受灾的源头，降低档案安全风险;

在档案管理的计算机界面上可开启或关闭密集架电源，不用工作人员来回奔忙，省却了档案工作人员来回进入库房对档案造成安全隐患等。相比传统档案装具而言，档案馆采用档案密集架智能管理技术，档案安全系数大大增强。

5 指纹门禁系统技术

指纹门禁系统是一套利用人的活体指纹识别技术来完成客户身份识别，并提供一套完整的管理软硬件来实现门禁系统的日常工作[4]。每个人的指纹都是唯一的、不可仿制的，将指纹识别技术应用在门禁系统中，提供了一套具有极高安全性的控制防范区域内的人员进入的方法。指纹门禁系统技术在档案领域也有运用，如2007年上海嘉定区档案馆就在档案库区安装了智能化库房门禁系统。

档案库房指纹门禁系统主要就是负责档案库房的出入口控制，其整套操作系统实行程序管理，一般工作人员只能在规定的时间内，通过指纹认证才能进入库区; 超过规定工作时间，即使是库房管理人员，也不能随意进入库房，必须由高一级授权，才能再次打开库房。如此一来，可防止无关人员进入库区造成档案遗失、泄密，为档案安全加了一道坚实的防护墙。

6 电子探头和视频监控技术

阅档室是档案馆集中接待利用者，直接传播档案信息，当面提供咨询服务的基本场所。档案是记载历史的原始材料，多为单份、孤本; 同时，档案还具有机密性，具有密期的档案不能公布。因此，阅档室一定要有确保档案安全与保密的专门设施或专门人员。之前，阅档室主要采用的是专人监护式的监控。

随着科技的发展，越来越多的档案馆在阅档室采用现代化的监控技术，即采用电子探头和视频监控。电子探头和视频监控是两个相互联系的部分。电子探头，即通常所说的监视探头、监控探头，它是视频监控系统的前端设备，负责视频采集。档案管理人员通过视频监控可以探测、监视阅档室和阅档人员的行为。

电子探头负责实时采集阅档室画面，与视频监控系统相连接，档案管理人员通过电脑画面，监控查档人员行为，如果发现监控画面中有异常情况，能够以最快的速度作出反应。档案馆在阅档室装置实时监控探头与电脑，可以对监控、管理查档人员起到较显著的效果，让查档人员在监控的环境下无法涂改、损毁档案，消除档案利用安全隐患，最大限度地确保档案安全。

7 异质备份技术

随着信息技术的发展和办公自动化的普及，电子文件的产生越来越多，逐渐成为与传统载体并存的信息保存主要形式。在数字环境下，如何确保电子文件安全成为档案界所面临的一个崭新的命题。2009 年6月，时任国家档案局的杨冬权局长指出:“就信息的长久流传来说，电子文件本身具有一些与生俱来的致命弱点，或者说具有天生的、难以克服的脆弱性。

只要电子文件的致命弱点还没有完全被克服，我们就不得不在保存电子文件的同时也对它进行异质备份，把它转化为不易被篡改但有易于识读的其他载体。”所谓异质备份，就是为保护档案原件，将档案信息转移到其他载体上，即对档案进行各种形式的复制，以档案复制件替代档案原件提供利用，对档案原件进行封存，减少其磨损，使档案原件得到妥善保存，确保电子文件信息内容的安全。电子文件丢失、电子文件信息无法读取、电子文件信息被篡改等悲剧，国内外并不少见。而异质备份目前是确保电子文件信息绝对安全的最基本措施。因此，为确保电子文件的安全，档案馆应采用异质备份技术对电子文件进行归档。

8 异地保存措施

毁灭性自然灾害和人为灾害是很难避免，随时都可能发生，管理员所能做的就是提前防范，主动防御，尽可能地减轻灾害的损失。2008 年汶川地震造成了大批档案被埋、大量电子文件被毁，承载着汶川发展历程和文明史的原始记录不复存在。

近年来，各种突发事件和自然灾害频频发生，档案信息安全越来越受到国家的重视，尤其是馆藏中所占比例越来越大的电子档案的信息安全更是成为人们所关注的重点。重要电子档案实行远距离、跨区域的异地保存，是有效应对突发事件和自然灾害，切实维护国家档案资源安全的重要举措。根据国家档案局对电子档案要进行异地保存措施的指示，各级国家综合档案馆陆续实现电子档案异地备份。

目前，我国档案馆大多采用两个异地档案馆分别为对方建立档案备份中心的互建模式，如南京市档案馆与哈尔滨市档案馆、上海市档案馆与重庆市档案馆，这可以规避重大灾害和突发事件对重要归档电子文件带来的风险，保证归档电子文件的安全可靠起到了保护作用。

总之，现代档案安全防范技术是档案安全保障体系建设中的重要环节，在档案管理中学习并利用现代新技术是保证档案安全的重要措施。档案管理重在档案安全，作为每一位档案人，提高档案安全意识，提升档案安全措施在现代档案管理工作中尤显重要。